Bisher stellte die RheinEnergie AG die IT- Arbeitsplätze in Eigenleistung zur Verfügung.

Aufgrund zunehmender Komplexität mit einer angestrebten Modernisierung der IT-Arbeitsplätze, wurde die Entscheidung getroffen, die Bereitstellung der IT-Arbeitsplatzumgebung, in einem 1st Generation Outsourcing, an einen Dienstleister zu vergeben. Zudem stand die Kompensation der aus dem Unternehmen ausscheidenden Babyboomer- Generation an.

Außerdem wuchs die Gewissheit Commodity- Leistungen nicht durch die eigenen Mitarbeitenden erbringen lassen zu wollen und zu können. Nicht wettbewerbsdifferenzierende Leistungen sollten am Markt eingekauft werden.

In einer Marktsondierung wurden die möglichen Leistungen für einen optimalen Leistungszuschnitt identifiziert. Für eine Ende-zu-Ende Verantwortung wurde schließlich ein vertikaler Leistungsschnitt gewählt. Am Ende waren dies 12 Leistungsscheine, welche die Enduser-, die Infrastruktur- und die crossfunktionalen Services abdeckten.

Ein bei der RheinEnergie neu geschaffenes IT- Providermanagement (PVM) Team wurde hierzu, gemeinsam mit dem Servicemanagement (SM), in der sich anschließenden Vertragsgestaltung eng eingebunden. Das Team begleitete die europaweite Ausschreibung als auch die sich anschließende Transition und ist heute fester Bestandteil im Regelbetrieb.

Die Transition gestaltete sich herausfordernd sowohl für unseren Partner als auch für die RheinEnergie. Eine Erkenntnis war, dass die Arbeitsweisen der RheinEnergie und die unseres Dienstleisters nicht deckungsgleich waren. Beispielhaft sind hierfür die vertraglich und technisch definierten Schnittstellen mit dem Vertragspartner zu nennen. Hierdurch konnten die bisher genutzten „kurze Wege“ nicht mehr nach dem „Hey Joe-Prinzip“ genutzt werden.

Trotz sorgfältiger Ausgestaltung der Vertragsunterlagen, gab es wiederkehrende Auslegungsdiskussionen der geschuldeten Leistung. Unter Beteiligung des Einkaufs, des PVM und des SM wurden diese vertraglichen Auslegungen diskutiert und zu einer Einigung geführt. Vereinzelt kam es zur Streichung von Leistungen, welche zwar vertraglich fixiert, jedoch entweder durch den Provider nicht umgesetzt werden konnten (Descopes) oder die Voraussetzungen auftraggeberseitig nicht gegeben waren.

Mittlerweile wurde die Transition abgeschlossen und der Regelbetrieb läuft seit über einem Jahr. Partnerschaftlich wird in einem kontinuierlichem Verbesserungsprozess der Regelbetrieb stetig optimiert.

Das Providermanagement hat sich mit der Transition und vor allem im Regelbetrieb weiterentwickelt. Durch ein derart komplexes First-Generation- Outsourcing war auch hier eine steile Lernkurve zu verzeichnen. Dies bedingte eine stetige Überarbeitung der Konzeption des Providermanagements mit dem Ziel der Etablierung von Providing-Prozessen, gerade im Umgang mit Vertragsänderungen, der Performance Messung, der Kategorisierung von Providern und nicht zuletzt, der Etablierung von Schnittstellen und Festigung von Rollen und deren Ausprägung innerhalb der RheinEnergie AG.