Die Leistungsbeschreibung spielt eine zentrale Rolle im Providermanagement, da sie die Grundlage für die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und externen Dienstleistern bildet. Eine präzise und umfassende Leistungsbeschreibung ermöglicht nicht nur eine klare Kommunikation zwischen den Partnern, sondern dient auch als Basis für die Bepreisung sowie die Überwachung und ggf. Anpassung von Leistungen.

Eine effektive Leistungsbeschreibung sollte die zu beauftragenden Dienstleistungen in gut strukturierte Leistungsbausteine clustern. Diese Bausteine ermöglichen eine granulare Beschreibung der erbrachten Leistungen und bieten gleichzeitig die Flexibilität, einzelne Bausteine separat zu beauftragen und abzurechnen. Diese zugegebenermaßen arbeits- und zeitintensive Auseinandersetzung mit jedem Teilaspekt des Auftragsumfänge, erleichtert jedoch im Nachgang nicht nur die transparente Bepreisung der einzelnen Leistungen, sondern ermöglicht auch eine gezielte Steuerung und Anpassung der Leistungsbereiche, sollten diese sich z. B. aufgrund von Kundenwünschen oder gesetzlichen Anforderungen im Laufe der Ausschreibung oder auch während eines laufenden Vertrages verändern.

Konkret bedeutet dies, dass im Gegensatz zu in der Vergangenheit oft üblichen Mischkalkulationen, Preispositionen gefunden und definiert werden sollten, die eine flexible Abrechnung der erbrachten Leistungen, aufgeteilt in Bausteine ermöglichen.

Die ggf. skalierbare Leistung ist dann auch bei veränderten Mengen oder Leistungsanpassungen ohne Neukalkulation flexibel beauftrag- und abrechenbar.

Ein weiterer entscheidender Aspekt der Leistungsbeschreibung ist die Integration von Service Level Agreements (SLAs) mit klaren Messpunkten für Reaktions-, Bearbeitungs- und Lösungszeiten. Durch die Festlegung von konkreten Zeitvorgaben und Fertigungstiefen wird sichergestellt, dass die Dienstleistungen den vereinbarten Standards entsprechen. Diese SLA-Messpunkte ermöglichen nicht nur eine effiziente Überwachung der Leistung, sondern bieten auch eine Grundlage für eine möglichst objektive Bewertung und Optimierung der Zusammenarbeit.

Die Beschreibungstiefe in der Leistungsbeschreibung ist ein entscheidender Balanceakt. Sie sollte ausreichend tief sein, um den Leistungsinhalt klar und verständlich zu machen, jedoch nicht so detailliert, dass sie die Übersichtlichkeit beeinträchtigt. Eine präzise und auf den Punkt gebrachte Beschreibung erleichtert die Kommunikation und Verständigung zwischen den Vertragspartnern. Ergibt sich der Bedarf nach detaillierteren Informationen oder Absprachen, so können diese bei Bedarf und ggf. auch während der Vertragslaufzeit in separaten Arbeitsbeschreibungen festgehalten werden, die dann wiederum als Anlage der Leistungsbeschreibung zu verbindlichen Vertragsdokumenten werden können. In diesen zusätzlichen Dokumenten bietet sich auch die Möglichkeit konkrete.